Prozesse automatisieren – mit KI, die lesen und einordnen kann.
Klassische Automatisierung scheitert, sobald ein Mensch lesen, verstehen oder entscheiden muss: eine Anfrage, ein Beleg, eine Reklamation. Genau diese Schritte übernimmt heute KI. Wir automatisieren Abläufe im Mittelstand mit n8n, Make oder eigenem Code und bauen KI dort ein, wo bisher Handarbeit war – mit Freigabe durch Menschen an den Stellen, an denen es zählt.
Was sich mit KI automatisieren lässt
Sechs Prozessfelder, in denen Automatisierung im Mittelstand am schnellsten wirkt.
Posteingang & Dokumente
E-Mails, Anhänge, Formulare und Belege automatisch erkennen, auslesen, einordnen und an das richtige System weitergeben.
Angebote & Auftragsabwicklung
Anfragen erfassen, Positionen vorbereiten, Preise aus dem ERP ziehen, Angebote zur Freigabe vorlegen – statt sie abzutippen.
Buchhaltung & Backoffice
Rechnungen prüfen und vorkontieren, Daten zwischen Systemen abgleichen, Berichte automatisch zusammenstellen.
Kundenservice
Tickets einordnen, Standardantworten vorschlagen, Rückfragen stellen – und schwierige Fälle sauber an Menschen übergeben.
Vertrieb & Marketing
Leads anreichern, CRM-Einträge pflegen, Follow-ups vorbereiten, Inhalte in Varianten erzeugen – wie bei unserer Outreach-Plattform Zynq.
Daten & Berichte
Zahlen aus mehreren Quellen zusammenführen, Abweichungen erkennen, Zusammenfassungen schreiben – jeden Morgen fertig im Postfach.
So automatisieren wir einen Prozess
Erst der Ablauf, dann das Werkzeug – und vor dem Start eine Zahl.
Prozess aufnehmen
Im kostenlosen Intro und einem Workshop zeichnen wir den Ablauf auf, wie er heute wirklich läuft: Schritte, Systeme, Ausnahmen, Zeitaufwand. Ergebnis: eine priorisierte Liste mit Preisschild.
Bauen & testen
Der Workflow läuft zuerst parallel zur Handarbeit, mit echten Fällen. KI-Schritte bekommen Freigaben, bis die Qualität stimmt – typischerweise nach vier bis acht Wochen produktiv.
Betreiben & ausbauen
Monitoring, Fehlerbehandlung, Dokumentation und Übergabe an dein Team – auf Wunsch so, dass ihr weitere Abläufe selbst ergänzen könnt.
Warum KI-Automatisierung mit dcyphr.®
Werkzeugoffen
n8n, Make, Power Automate oder eigener Code – wir wählen nach Betriebsmodell, Datenschutz und dem, was dein Team später selbst pflegen kann. Lizenzen verkaufen wir nicht.
Menschen in der Schleife
Automatisiert wird, was sich lohnt; freigegeben wird, was Folgen hat. Jeder KI-Schritt bekommt Grenzen, ein Protokoll und bei Bedarf eine Freigabe – so bleibt Verantwortung, wo sie hingehört.
Selbst automatisiert
B2B Radar sammelt Events automatisch aus über 100 Quellen, FELIX sortiert unser Postfach, die ProjectCloud spricht per API mit n8n und Zapier. Wir kennen den Betrieb, nicht nur die Demo.
Vom Workflow zum Agenten
Wenn ein Ablauf mehr Entscheidungen braucht, wird aus dem Workflow ein KI-Agent – mit derselben Grundlage und denselben Grenzen.
Automatisierungen, die bei uns laufen
Eigene Produkte und Projekte – im Betrieb, nicht auf Folien.
B2B Radar
Alle Business-Events der Region an einem Ort – automatisch aus über 100 Quellen gesammelt und als Kalender abonnierbar.
B2B Radar öffnen →FELIX – der E-Mail-Agent
Sortiert stündlich das Postfach vor und legt fertige Antwortentwürfe ab – gesendet wird nie automatisch.
Fallstudie (PDF) →Zynq – Outreach-Plattform
KI schreibt Textvarianten, Menschen geben frei, ein Sandbox-Modus probt jede Kampagne, bevor eine E-Mail rausgeht.
Fallstudie (PDF) →dcyphr.® ProjectCloud
Projekte, Aufgaben und Zuständigkeiten an einem Ort – mit API für n8n, Zapier, Claude und ChatGPT, auf deutschen Servern.
ProjectCloud testen →Was kostet KI-Automatisierung?
Transparente Angebote statt offener Stundenzettel. Du bekommst vor dem Start eine Zahl.
15 Minuten mit Matthias Walenda – unverbindlich und ohne Pitch.
Executive Briefings, Use-Case-Workshops und Team-Trainings zum vorher genannten Preis.
Definierter Umfang, definiertes Ergebnis, feste Summe – du weißt vor dem Start, was es kostet.
Für Rollout, Betrieb und Weiterentwicklung – so viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Häufige Fragen
Kurze, ehrliche Antworten – für alles andere gibt es das 15-Minuten-Intro.
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung verbindet klassische Prozessautomatisierung – Daten von A nach B, Regeln, Zeitpläne – mit Sprachmodellen, die lesen, einordnen und zusammenfassen können. So lassen sich auch Schritte automatisieren, die bisher ein Mensch erledigen musste: eine Anfrage verstehen, einen Beleg prüfen, eine Antwort vorbereiten.
Welche Prozesse lohnen sich zuerst?
Wiederkehrende Abläufe mit Text oder Dokumenten, die oft vorkommen und klare Regeln haben: Posteingang, Angebote, Rechnungen, Tickets, CRM-Pflege. Im Workshop priorisieren wir nach Zeitersparnis, Fehlerkosten und Aufwand.
n8n, Make oder Zapier – was ist besser?
Das hängt vom Betriebsmodell ab. n8n lässt sich auf eigenen Servern betreiben und passt, wenn Daten im Haus bleiben sollen; Make und Zapier sind schnell eingerichtet und laufen in der Cloud. Wird ein Ablauf geschäftskritisch, ist eigener Code oft die stabilere Wahl. Wir empfehlen, was zu Datenschutz, Team und Budget passt.
Was kostet die Automatisierung eines Prozesses?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Den ersten Prozess gibt es als Festpreis-Paket mit definiertem Ergebnis, weitere Abläufe und den Betrieb nach Tagessatz oder Retainer. Laufende Kosten für Werkzeuge und Modelle schätzen wir vor dem Start ab.
Bleiben unsere Daten im Haus?
Wenn du das willst, ja: n8n auf eigenem Server, Modelle in der EU oder auf eigener Hardware. Was wohin fließt, legen wir vor dem Start fest und dokumentieren es.
Können wir die Workflows später selbst pflegen?
Ja. Wir dokumentieren jeden Ablauf und übergeben ihn mit Einweisung; wer tiefer einsteigen will, lernt Automatisierung mit No-/Low-Code in den KI-Kursen der dcyphr.® Academy oder in einem Firmen-Training.
Mehr zu Automatisierung und Agenten
Gebaut in Heidelberg, im Einsatz in ganz Deutschland – vor Ort, hybrid oder remote.
Hans-Thoma-Straße 40
69121 Heidelberg
Telefon: +49 6221 40 535 80
E-Mail: contact@dcyphr.ai
Route in Google Maps
Lass uns über deinen ersten Use Case sprechen.
15 Minuten mit Matthias Walenda – kostenlos, ohne Pitch. Danach weißt du, wo KI bei dir den größten Hebel hat.